年鉴编纂信息化解决方案

信息发布时间:2018/6/14   信息浏览次数:266


 

一、          项目背景

每年一鉴作为地方志部门的职能之一,在年鉴工作中亟待解决如下问题:

(一)    年鉴编纂效率应提升一倍以上,提升年鉴的时效性

年鉴工作从编纂启动开始,相对于文字加工的编辑工作,组稿、编务等非文字编辑加工类工作量占据一大半,通过信息技术去承担这部分非编辑类工作,无异会提升一倍以上的效率。大多数年鉴要在12月份出版,年鉴中记载的内容反映的是前1到2年的事,内容时效性不足。为此,提升编纂效率、尽早出版,是年鉴工作应改进的方向。

(二)    需要借助信息化,解决传统工作方法中的缺陷

  依靠人工手段难以解决工作即时性、全面性及一致性。即时性表现为,无法为供稿人员提供在线培训,无法即时知晓有哪些编纂任务,无法即时知晓整体进度,无法即时去巡查稿件。全面性表现为,人工难以做到确保每一个分目的不同版本稿件,能够毫无遗漏地配送到合适的人手中;难以全面依照体例要求,校对出稿件中的禁用词、敏感词等;在一致性方面,人工也难以确保每个稿件保留痕迹及具有一致的稿件命名规则。

(三)    通过年鉴编纂信息化,引领数字编纂工作及整体信息化

当前,《浙江通志》、《温州年鉴》、《滨江区志、鉴》等,采用信息化手段实现了在线修志(鉴),创新了编纂质量检查和进度控制手段,大大提高了编纂的进度。方志部门除了每年需要编纂年鉴,乡镇、村志编纂也在展开之中。年鉴编纂信息化,也将对为各类编纂起到示范、引领作用。

二、          年鉴编纂系统简介

志库年鉴编纂信息系统,具有进度目标落实、组成分工、协同编纂及进度管控等能力的专业软件。志库科技五年多来,吸收省、市、县三级志书(年鉴)编纂经验,经过科学归纳总结,形成了成熟的志鉴编纂解决方案,该方案能与系统能快速匹配,满足用户的个性需要。

(一) 核心价值 

【精确管理 】系统通过角色和流程定义、框架搭建、字数和进度要求、人员分工等功能,明确编什么、谁去编、怎么编。

【提升效率】系统具有资料一键式导入,长编自动生成,稿件版本自动命名;任务即时通知。用户可学习系统上的案例、教程等资源。

【质量支撑】系统可依照篇目快速查看对应的资料,强制稿件应经过的流程,提供自定义校对工具,框架调整稿件归属及分工即适配。

(二)   主要功能 

专题开设】系统可设志书、年鉴等多个编纂专题,设定项目字数规模及总体进度要求,为绩效评估提供依据;可搭建志鉴框架。

【组织管理】建立多职能的组织结构,定义供稿单位、编辑部及其他管理类用户的职责范围,建立协同机制。

【资料管理】系统提供图书、档案等资料类型模版,满足目录下资料主稿与附件并存;系统可生成长编,也可在某一目录下一件式导出稿件,满足线上协同及为线下用稿需要。

【协同编研】系统可自动向用户调度任务,以在线邮件及短信为为用户任务接收通知;依照规则自动生成稿件版本,用户可对主稿进行编辑,浏览其历史版本、附件; 具有防止任务疏漏、版本不一的能力。

 

【出稿送排】对已经编纂完毕的稿件,用户选定目录后可一次性导出,系统自动统计已导出、未导出的稿件,省去人工检查即统计的繁琐。

【图片附件】系统可对图片、附件等标识录用的标签,将图片批量导出。

【校   对】系统拥有禁用词、敏感词等词库,用户可以在线校对,减轻人工校的负担,提升校对效率。

【绩效统计】系统可以统计人员进度,以支持评价人员绩效,可以统计稿件编纂目标完成比例,为进度评估提供数据支持。

(三)   核心能力 

【统一平台】多本志书、年鉴可在同一平台下运行,满足编辑人员一个帐号参与多个编辑部;满足行政人员在同一平台内监管绩效。

【集成数据库】用户可快速从数据库选用资料,一键式建立资料卡片。

【兼容性良好】本系统采用Java+MySql体系,满足跨操作系统部署,兼容主流多厂商浏览器。

三、          项目实施方案

(一)         需求设计

通过与技术公司的接洽,商定年鉴编纂的组织机构、业务流程;在体验系统的基础上,整理个性需求,为编制采购文件提供输入。

(二)             系统建设

确定服务商之后,系统的建设过程如下:

服务路线

服务内容

服务内容描述

第一步

工作启动

①编制年鉴信息化编纂实施计划,载明实施步骤、工作内容及进度等;

第二步

流程设计及开发

②依照甲方现有的年鉴编纂管理制度及经验,通过年鉴编纂流程及组织分工设计,形成并通过软件技术开发“年鉴编纂工作流”;

③界定年鉴组织分工、供稿、总纂、出稿、编务及目标等管理模式。

第三步

年鉴编纂信息系统集成及部署

④将设计、开发完成的成果,集成到乙方授权给甲方的年鉴编纂信息系统中;满足400用户数。

⑤乙方对年鉴系统进行测试及调试,确保系统功能与设计要求一致,为甲方部署年鉴系统的运行环境、访问的网络地址;

第四步

系统初始化

⑦依照甲方年度年鉴编纂总体方案要求,在年鉴系统中进行年鉴框架、任务分工;

⑧提供知识库建库支持,支持甲方建立供稿、培训、模版三个子库

第五步

队伍培训支持

⑨对年鉴编辑部人员进行系统操作培训;

⑩清理试用系统中的演练数据,让系统中业务数据的还原到初始化状态。

(三)             系统运行环境及系统维护

系统运行需要服务器、网络等运行环境,这些环境如自行建设会涉及到服务器、操作系统、备份设备等支出,费用较大。选用云服务器经济上更为合理,

系统软件出错维护、升级,数据备份等维护工作,一并外包给软件企业。

 

四、          项目预算

(一)    年鉴系统项目建设费用

费用名称

用途说明

金额

年鉴系统软件

购置软件授权,系统包含供稿、编纂、绩效、系统管理等子系统、校对系统及史志行业校对词库等功能。年鉴范文模版数据库

 

实施费用

个性开发、培训及验收费用

 

转移支付

支付招标代理费、专家验收咨询费。

 

 

 

 

(二)    年鉴系统每年运行、维护费用。

每年云服务器租赁费用含备份、通讯等支出;软件维护费用包括每年初始化支持、系统维护及技术支持等。

 

 

 


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