省级地方志书编纂信息系统V2.0简介

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一、   系统概述

志库地方志书编纂信息系统,是志库史志信息化整体方案中的核心产品,软件在编纂出版管理规则初始化之后,实现规范业务、高效协同、绩效控制及智慧引导等核心价值。本软件吸纳并总结了四年以来,志库科技在省、市、县三级志书编纂信息化经验,系统具有良好的成熟性和实用性。系统采用平台化架构思路,具有志书、年鉴、专题等多项目并行运行能力;可柔性集成志库地情库、检索系统等多种应用的方案支撑。

二、   五大价值

志库编纂系统有五个子系统,分别有“35753”项功能,为决策者、管理者及业务人员,提供个性化的功能,确保5个到位。

(一)  3大基础数据,落实目标导向理念 ,确保规划到位

1. 目标导向:系统通过参数设置,设定志书字数的总体总体规模,并可将字数落实到每个部类甚至是每卷之上,为统计考虑提供基准之一。

2. 大纲框架:系统可设定志书的大纲框架及详细章节,统一控制志书框架,保证志书结构稳定.

3. 进度导向:系统可对正本志书或某部类或某卷等,设定总体进度和阶段进度目标,为进度统计提供依据。

(二)  5大管理功能,落实以人为本理念,确保组织到位

人的能动性是工作顺利的重要保障,为此,系统从个体、群体及组成等三个层次,提供管理功能,激发人的能动性。

1. 机构设计:可依照编纂、行政监管、编务服务等职能构建组织架构,明确谁做哪些事情;系统可依照管理需要,建立多层级组织结构,为按单位逐级考核提供依据。

2. 流程定义:系统可以依照编辑部的人员规模需要,快速设置个性化流程,明确怎样协同合作,防范因流程错乱导致效率低下。

3. 绩效规则:系统可对各个流程节点(如资料卡片、资料长编),分别设定在整体编纂任务中的权重占比,为科学评估目标实现比例提供依据,为考核各责任编辑、各卷编辑部等提供一致的规则。

4. 人员分工:系统可设定每个人员承编的大纲范围,在流程中承担的环节,让每个人知道自己何时干什么。

5. 培训支撑:系统具有模版、案例、教程在线浏览功能,为人员能力培养提供技术支撑。

(三)  7大编纂功能,提升个体编纂效率,确保执行到位,

1. 资料卡片:系统有书籍、档案等六大类资料卡片模版,具有附件上传功能,确保资料采集人员,能为为编纂人员提供规范、完整的资料。

2. 资料长编:系统可以依照资料发生时间,自动生成纂辑型、汇辑型长编。省去人工排序及管理的麻烦。

3. 志稿审改:系统自动提醒各用户应执行的任务,编辑可以下载、上传不同版本的WORD稿件,系统可依照流程系版本,实现任务协同有序、资料共享便捷。

4. 统稿:系统支持用户在承编范围内,持续对志书结构进行优化,实现目录的撤并、包含层级变化等,系统可依照大纲结构变化,自动归集各类过程资料。

5. 校对:系统拥有竟用词、敏感词等词库,用户可以在线执行校对,克服人工校对工作枯燥、工作量大的困难,提升校对效率。

6. 版本管理:嘴个最小编写单元上产生的过程稿,版本有四五十个之多,系统可以让用户依照流程节点选择相关稿件版本,大幅减少人员在资料保存、编号、借阅上的时间消耗。

7. 即时通讯:每一个任务下派时,系统会自动向任务接收人发送短信及邮件提醒,大幅缩短任务响应时间,减少任务沟通上的时间消耗。同时,也避免稿件漏掉环节。

(四)  通过3大绩效控制功能,即时掌控进度风险

系统具有事前进度规划、事中进度风险发现、事后绩效排名等能力

1.   进度查询:系统可以由用户自行设定需要统计的列,产生进度统计表,为管理者了解哪些稿件进度滞后或超前,提供丰富的统计数据。

2.   进度趋势:系统可以依照志部类、卷进行统计,了解具体哪些部分进度如何,也可以依照人员(总编、副总编)机构进行统计,并以图形化产生直观的进度对比数据。

3.   计划报告:个卷编辑部、责任编辑等,可以在线提交如月度、季度工作报告,明确工作改进的方法,为总编室掌控全局提供依据。

(五)  5大核心能力,突破传统模式局限性

1. 支持流程迭代:编辑人员在志书编纂中,往往在资料、长编、志稿等环节中来回穿梭,志书在过程反复迭代中成熟,编纂系统支持这一迭代模式,以较灵活的流程,支持思路演进。

2. 支持框架迭代:系统可以依照大纲结构变化,自动将大纲上的资料、志稿等进行适配,人员分工也依照大纲变化自动适配,系统不会因大纲变化带来资料丢失、错乱的麻烦,也不会出现任务分工空白的问题。

3. 支持动态组织:人员离职及继任、人员兼职等,在志书编纂过程中是常见问题,系统具有权限解除、权限划拨、资料自动移交等能力,在组织机构变化时,系统可以动态快速适应组织变化。。

4. 支持多人协管:志书编纂过程中,领导、专家等往往要去浏览志书编纂情况,系统可以协管人员开设具有浏览但没有修改权限的帐号,实现远程协管。

5. 累积地情数据库:信息化修志可以对资料依照门类、发生时间、主题词等要素进行有序归类,在通过全文检索系统,可以为资料深度利用开发提供数据源。

 

三、   五大性能

本系统的五大性能,可确保客户能用好该系统,并具有良好的生命周期,以确保客户的投资。

1.   成熟性:本系统是在吸纳志库科技4年以来,对省、市、县信息化编纂经验的基础上开发出的新平台,系统的业务方案及软件设计均成熟。

2.   实用性:系统客户端适合各种主流厂商的浏览器,系统界面简洁,人员未经培训也可以掌握操作。

3.   先进性:本系统采用了当前主流的前端显示、数据处理、数据安全等技术,确保系统具有良好的生命周期,减少系统升级成本。

4.   可扩展性:系统采用J2EE技术开发,具有跨操作系统能力,并可集成资料征集、地情检索、年鉴编纂等系统,用户今后平滑扩展多种应用。

5.   安全性:志库对系统代码均具有完整知识产权,数据处理、存储依照银行级要求设计,运行环境采用3层保护,任何一层崩溃不影响系统运行。

四、   四个服务过程

志库科技将通过四个步骤,为客户提供服务。一是通过咨询设计,确保志书编纂组织管理模式科学;二是依照设计结果,进行系统个性化二次开发,并进行实施部署系统;三是通过系统配置对系统进行调优;四是为用户提供各种层次的培训,向用户转移价值。

 


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